Privacyverklaring Hartjeperpost

versie 2.0, september 2021

Hartjeperpost hecht veel waarde aan de privacy en de bescherming van de persoonsgegevens van haar klanten. Wij verwerken daarom uitsluitend persoonsgegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening. Wij stellen uw persoonsgegevens nooit voor commerciële doeleinden ter beschikking aan derden. Hartjeperpost gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en verwerkt deze in overeenstemming met de voorwaarden die hieraan worden gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van Hartjeperpost. De ingangsdatum voor geldigheid van deze voorwaarden is 1 september 2021. Met het publiceren van een nieuwe versie van de privacyverklaring vervalt de geldigheid van voorgaande versies.

In deze privacyverklaring staat beschreven welke gegevens over jou door ons worden verzameld, voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook informeren wij je op welke wijze Hartjeperpost jouw gegevens opslaat, hoe wij jouw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten je hebt met betrekking tot de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring dan kun je altijd contact met ons opnemen.

Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens of privacygevoelige informatie die betrokkene aan Hartjeperpost verstrekt, op zowel digitale als niet-digitale wijze en die zijn bestemd om opgenomen te worden in een (klanten)bestand.

Ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens is Hartjeperpost verwerkingsverantwoordelijk in de zin van de AVG. Dit houdt in dat Hartjeperpost zelf kiest welke persoonsgegevens er worden verwerkt en het doel voor deze verwerking en de manier waarop deze gegevens worden verwerkt vaststelt. Hartjeperpost is verantwoordelijk voor een behoorlijke en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens.

Welke gegevens worden er verwerkt?

Hieronder kun je lezen op welke wijze wij jouw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de persoonsgegevens inzichtelijk zijn.

Als je via de website van Hartjeperpost een bestelling plaatst, gebruiken wij van jou de volgende persoonsgegevens om jouw bestelling goed te kunnen verwerken en leveren:

• jouw voor- en achternaam;
• jouw geboortedatum (in verband met de verkoop van alcoholische dranken in de Brievenbuscadeaupakketjes en themaboxen);
• jouw adres- en woonplaatsgegevens en de gegevens van een eventueel afwijkend factuuradres;
• jouw e-mailadres en telefoonnummer;
• jouw betalingsgegevens.

De persoonsgegevens die je ten behoeve van de dienstverlening van Hartjeperpost aan ons beschikbaar stelt, worden gedeeld met enkele derden, namelijk onze webwinkelprovider (MyOnlineStore/MijnWebwinkel), onze gecontracteerde bezorgdienst (PostNL via MyParcel en eventuele onderaannemers) en onze betaalprovider (Mollie). In verband met de fiscale bewaarplicht zullen deze persoonsgegevens voor de duur van tien jaar worden bewaard op de beveiligde servers van MyOnlineStore/MijnWebwinkel. Aangezien er in de Brievenbuscadeaupakketjes en themaboxen alcoholische dranken worden verkocht, zijn wij van Hartjeperpost wettelijk verplicht om de leeftijd van consumenten te controleren. Deze controle vindt plaats door middel van een geautomatiseerde controle van de geboortedatum die door jou wordt opgegeven tijdens het bestelproces. Deze informatie wordt gecontroleerd door MyOnlineStore/MijnWebwinkel niet verder met derden gedeeld. 

Ook is het mogelijk om via een contactformulier op onze website contact met ons op te nemen. Om jou zo goed mogelijk te woord te kunnen staan, vragen wij om jouw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Hartjeperpost zal deze informatie bewaren totdat wij er zeker van zijn dat jouw vraag voldoende is beantwoord en je tevreden bent met onze reactie.

Wie zijn derden waaraan mijn gegevens worden verstrekt?

Hartjeperpost werkt dus met een aantal partnerbedrijven samen die eerdergenoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen, ten behoeve van het verwerken en leveren van een door jou bij ons geplaatste bestelling. Voor de verwerking en levering van de bestellingen werken wij samen met:

• MyOnlineStore/MijnWebwinkel

De webshop van Hartjeperpost is ontwikkeld met software van MyOnlineStore, in Nederland ook handelend onder de naam MijnWebwinkel. Persoonsgegevens die je ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld. Dit houdt dus in dat alle persoonsgegevens die door jou worden ingevuld tijdens het plaatsen van een bestelling, zullen worden opgeslagen op de servers van MyOnlineStore/MijnWebwinkel. Om Hartjeperpost (technische) ondersteuning te kunnen bieden, heeft MyOnlineStore/MijnWebwinkel eveneens toegang tot jouw gegevens, maar zal deze gegevens nooit gebruiken voor enig ander doel. MyOnlineStore/MijnWebwinkel is op basis van de overeenkomst die Hartjeperpost met hen heeft gesloten, verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. MyOnlineStore/MijnWebwinkel zorgt voor een beveiligde SSL-verbinding en neemt adequate maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Ook maakt MyOnlineStore/MijnWebwinkel gebruik van cookies om technische informatie te verzamelen met betrekking tot het gebruik van de software.

• Outlook

Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer naast de software van MyOnlineStore ook gebruik van de diensten van Outlook. Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van jouw gegevens en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Outlook heeft geen toegang tot ons postvak. Hartjeperpost behandelt al het e-mailverkeer vertrouwelijk.

• PostNL via MyParcel

Als je een bestelling bij ons plaatst dan is het onze taak om jouw bestelling bij jou te laten bezorgen. Wij maken gebruik van de diensten van PostNL via MyParcel voor het uitvoeren van deze leveringen. Het is daarvoor noodzakelijk dat wij uw voor- en achternaam en adresgegevens met PostNL via MyParcel delen. PostNL en MyParcel gebruiken deze gegevens uitsluitend ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst. In het geval dat PostNL ten behoeve van het leveringsproces onderaannemers inschakelt, stelt PostNL uw naam-, adres en woonplaatsgegevens ook aan deze partijen ter beschikking.

• Mollie

Als je jouw bestelling via de website van Hartjeperpost afrondt, dan kun je een betaalmethode selecteren. Kies je voor ‘Vooraf overmaken’, dan ben je zelf verantwoordelijk voor het overmaken van het verschuldigde bedrag op de Knab-bankrekening van Hartjeperpost. Kies je echter voor betalen via iDeal, dan neemt Mollie het betaalproces van jouw bestelling van ons over. Mollie zal enkel de persoonsgegevens van jou vragen en verwerken die nodig zijn om de betaling aan Hartjeperpost met succes af te ronden.

Doel van de gegevensverwerking

Hartjeperpost gebruikt jouw gegevens uitsluitend ten behoeve van haar dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die je aan Hartjeperpost verstrekt. Wij gebruiken jouw gegevens niet voor (gerichte) marketing. Als jij gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om op een later moment contact met je op te nemen, bijvoorbeeld door middel van een nieuwsbrief, dan vragen wij hiervoor expliciet jouw toestemming. Jouw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allen tot geheimhouding verplicht op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.

In voorkomende gevallen kan Hartjeperpost op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van jouw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval is Hartjeperpost genoodzaakt uw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.

Automatisch verzamelde gegevens en cookies

Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel om onze dienstverlening te verbeteren. Deze gegevens, bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem betreffen géén persoonsgegevens. Indien je onze website voor het eerst bezoekt, zul je worden gewezen op de mogelijkheid om ‘cookies’ te accepteren of te weigeren. Het is mogelijk dat sommige functies en services op de website van Hartjeperpost niet (juist) functioneren als ‘cookies’ zijn uitgeschakeld.

Bewaartermijn

Wij bewaren jouw gegevens zolang je klant van Hartjeperpost bent. Dit betekent dat wij jouw klantprofiel bewaren totdat je aangeeft niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als je dit bij ons aangeeft, dan zullen wij dit opvatten als een vergeetverzoek.

Op grond van toepasselijke (fiscale) administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw persoonsgegevens voor de duur van tien jaar te bewaren. Deze gegevens zullen wij dus voor zolang deze termijn loopt, bewaren. Hartjeperpost hebben echter na eerdergenoemd vergeetverzoek geen toegang meer tot jouw klantprofiel en documenten die naar aanleiding van jouw opdracht zijn vervaardigd, gedurende de bewaartermijn.

Inzage, wijzigen, beperken en verwijderen van jouw gegevens

Als je vragen hebt of je wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben verwerkt, dan kun je hierover altijd contact met ons opnemen. De contactgegevens vind je onderaan deze privacyverklaring.

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heb je als klant van Hartjeperpost bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen. In beginsel sturen wij – om misbruik te voorkomen – afschriften en kopieën van uw gegevens uitsluitend naar jouw (bij ons bekende) e-mailadres. In het geval dat je de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij jou vragen zich te legitimeren. Hartjeperpost houdt een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administeren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren.

Wij wijzen je erop dat je te allen tijde het recht hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je het vermoeden hebt dat wij jouw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Op de verwerking van uw persoonsgegevens door ons is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Op grond van de AVG heb je als klant van Hartjeperpost de volgende rechten:

• het recht op uitleg van ons over welke persoonsgegevens Hartjeperpost van jou heeft en wat Hartjeperpost daarmee doet;
• inzage krijgen in de persoonsgegevens die betrekking hebben op de betrokkene die Hartjeperpost heeft;
• het laten corrigeren van fouten of het doen van aanvullingen (rectificatierecht);
• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
• het recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens;
• het recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens naar een andere partij;
• het intrekken van toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens door Hartjeperpost.

In het bijzonder willen wij je wijzen op het recht van bezwaar tegen een gebruik van persoonsgegevens. Je hebt in veelvoorkomende gevallen het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door of in opdracht van Hartjeperpost. Als je bezwaar maakt, zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken, in afwachting van de afhandeling van jouw bezwaar. Is het bezwaar gegrond, dan zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de gegevensverwerking blijvend staken. Je hebt bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Hartjeperpost verwerkt jouw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Ben je van mening dat dit wel zo is, dan kun je contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken.

Als je gebruik wilt maken van één van bovenstaande rechten, dan kun je contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt binnen dertig dagen na ontvangst van jouw verzoek een reactie van Hartjeperpost. Als jouw verzoek wordt ingewilligd, dan sturen wij jou op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast, verwijderd, beperkt of informeren wij jou welke gegevens wij onder ons hebben.

Heb je een klacht over de manier waarop Hartjeperpost met jouw persoonsgegevens omgaat, dan horen wij dat graag, zodat we samen op zoek kunnen gaan naar een oplossing. Ben je van mening dat Hartjeperpost jou niet op de juiste manier helpt, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl lezen hoe een klacht bij hen kan worden ingediend.

Wijzigingen in het privacybeleid van Hartjeperpost

Hartjeperpost behoudt te allen tijde het recht deze privacyverklaring te wijzigen. Je kunt altijd de meest recente versie van ons privacybeleid vinden op de website van Hartjeperpost. Als een nieuwe versie van de privacyverklaring gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens verwerken, dan brengen wij je daarvan per e-mail op de hoogte.

Contactgegevens Hartjeperpost

De contactpersoon privacyzaken is Peretta Hoekstra. Zij is tevens de eigenaresse van Hartjeperpost.

Je kunt Hartjeperpost op werkdagen (tussen 09.00 en 20.00 uur) bereiken op telefoonnummer +316 23 62 9775 (ook via WhatsApp) en het e-mailadres info@hartjeperpost.nl of hartjeperpost@outlook.com. Overige contactgegevens zijn per e-mail op te vragen.